* This posting is the first part of a series of guidelines for Chinese suppliers to conduct efficient and professional meetings with foreign clients.

做为一个采购顾问，笔者与国外的客户曾经到过全国各地上百家不同行业的公司和工厂参观访问，洽谈业务，大到员工几万人的行业领头的大型国企，小到私营的几十人的生产企业。在招待客人，使商务洽谈会议气氛融洽自然这些方面，相信礼仪之邦的中国公司都会做的非常到位。然而，在会议洽谈和工厂参观的过程中，有一些共性的因素经常影响到会议的质量和客户对工厂的印象。

 

以下是笔者个人在亲身的经历体验中总结的一些心得，也许能够对有意开拓国外市场，发展外贸业务的企业有所启发：

 

1．  前期准备

 

(1). 提前了解好客户的意图。客户到达前，了解好来访时间，人员人数，职务，会议要探讨的内容，客户是否有翻译，是否有其他特别要求，是否后勤方面的要求，如接送，酒店安排等。

 

(2). 访问安排。在充分了解以上信息后，应尽早着手落实，包括接待客户的人员，来访的步骤，如会谈大约多少时间，参观工厂大约多少时间，到机场或酒店需要多少时间，安排午餐晚餐需要多少时间等等。安排好后，可与客户进行交流，以便对方确认或修改。

 

虽然都是细节，但是这些准备工作做好，可以使会议更加高效，减少时间的浪费，同时，给客户的印象会非常专业，可信赖。笔者曾经遇到过一个工厂，项目经理竟然忘记了客户拜访的时间，客户到的时候他正好休假，并且在休假前没有向其他同事交接工作。由此可以想象客户对工厂的印象会如何，不论报价多低，客户也不会再靠考虑与这样的工厂合作了。

 

下次我们会就如何开展会议进行讨论。