* This posting is the first of three parts setting out guidelines for Chinese suppliers to quote efficiently and professionally.

笔者在一个咨询公司任采购顾问，工作中接触到大量的询单和报价。对于报价有一些真切而丰富的体会，愿与大家分享。一份报价表除了体现基本的价格信息外，还能体现一个公司的业务水平与专业水准。报价的专业性往往是采购商评估供应商的重要指标之一。

 

一、什么样的报价看起来更专业

 

1．要素完整

 

完整的报价应包括6大基本要素：产品详情、单价、价格术语、付款方式，交货周期，报价有效期。

 

产品详情，主要说明产品的名称，规格（材料、形状、大小、重量、尺寸、颜色等），包装，认证等。必要时附上检测证书（尤其是化工产品）和图纸（机械设备或钢结构等居多）。在我们提供给客户的产品与客户的要求有些微差别时，详细的产品描述尤其重要。

 

单价，勿需多言，主要是搞清楚产品的计量单位和计价币种。尽量选择坚挺的币种，若客户特别强调用某一种货币，为了避免风险，我们可以注明当汇率超过多少幅度时，该单价需要相应调整。关于单价的计算参照下一条“价格术语”。

 

价格术语，最常用的有EXW，FOB，CFR，CIF，CIP等，也有很多俄罗斯客户喜欢DAF或DDU报价。只要在计算价格时将所需要涉及到的除了产品本身成本外的各项费用（报关费、陆、海、空运费，保险费，港杂费，装卸费等）都包括在内就好。其中运费不妨多询几家，最终采用对航线熟悉而且价格相对较低的船公司或货代的报价。除了个别情况需要联运时会有些复杂外，通常情况下单纯的海运还是比较简单的。另外应向客户说明装运方式：散装，拼箱，集装箱运输，集装代或麻袋等。

 

付款方式，T/T和L/C是最多被采用的，有时也有定金T/T和余款L/C结合的方式。用什么样的付款方式对价格来说确实存在影响，虽然往往这种影响相对于整个定单金额来说是微不足道的，但付款方式是必须首先要明确的。很多时候付款方式是买卖双方讨价还价的重要筹码。目前非洲个别国家的金融信誉较差，中国供应商会要求T/T预付全款。通过我所接触过的几个俄罗斯项目发现，目前中国和俄罗斯及其周边几个国家之间银行的相互认可度还比较低，若做L/C，最好先咨询中国本地银行可以接受的开证行。

 

交货周期，交货周期是很重要的一个因素。通常情况下交货期越短越受欢迎。

 

报价有效期，这条很多的时候被忽略了。但产品的成本会受产品原材料，技术，职员工资，汇率，海运费，保险费，国际局势变动，国内政策变化等很多因素的影响。所以一个报价很难做到长期有效。因此报价时最好标明有效期。一般情况下客户都会将收集来的报价存档，很可能半年、一年以后，或者更长时间，客户拿出当初的价格来商谈，这时如果没有当初价格的有效期为约束的话，很容易使我们陷入被动地位。另外若能指出报价的当时时间则更完善。

 

2．格式友好

 

有的供应商注重传达有效或核心信息，而不注重传达的形式。其实在如今激烈的竞争环境中，报价的形式也越来越显得重要了。一张格式清新，用语干练专业，信息清晰完全的报价会给客户留下很好的第一印象。一个优秀的业务员总是能以一纸友好的报价表第一时间抓住客户，启动下一轮的互动过程。

 

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